أربعون مركزًا تُدخل بيانات المرضى مرة واحدة، مع تسجيل كل تغيير.

أين كان الخلل

يملأ منسّق في مستشفى في فيجاياوادا نموذجًا ورقيًا بجانب سرير المريض. يُمسح النموذج ضوئيًا ويُرسل بالبريد الإلكتروني، أو يُحمل باليد أحيانًا. ثم يكتبه أحدهم في حيدر آباد في جدول بيانات. ولاحقًا يجد المراقب قيمة لا يمكن أن تكون صحيحة، فيراسل المركز، وينتظر، ويحصل في النهاية على تصحيح في نسخة ممسوحة جديدة. صار لسجل ذلك المريض الآن نسختان، وسبب التغيير محفوظ في سلسلة رسائل بريد إلكتروني.

اضربوا ذلك في أربعين مركزًا في ست مدن. كانت البيانات تصل بكل شكل يمكن لإنسان أن يرسلها به. والتحقق من سجل واحد يعني ملاحقة ثلاثة أشخاص، وكانت الملاحقة هي العمل نفسه: يقضي المنسّقون أيامهم في البريد الإلكتروني لا مع المرضى. ولم يكن أحد يستطيع أن يقول بيقين كم سؤالًا مفتوحًا في تجربة ما في أي لحظة.

ولم تكن السرعة أكثر ما يقلق المؤسسة. بل أن سجل ما تغيّر، ومن غيّره، ولماذا، كان موزعًا بين النسخ الممسوحة وجداول البيانات وصناديق البريد. وكان أي تدقيق يعني إعادة تجميع ذلك يدويًا، على أمل ألا يكون قد فات شيء.

ما الذي بنيناه

منصة يُدخل فيها المركز البيانات مرة واحدة، في المركز نفسه، على الشاشة المفتوحة أصلًا أمام المنسّق. النموذج هو السجل. ويجري التحقق لحظة الإدخال لا بعد وقوع الأمر: قيمة خارج نطاقها المتوقع، وتاريخ لا يمكن أن يأتي بعد تاريخ آخر، وحقل يشترطه البروتوكول تُرك فارغًا، كلها تظهر بينما المنسّق لا يزال ينظر في ملاحظات المريض ويستطيع الإجابة عنها.

يُسجَّل كل تغيير: من أجراه، ومتى، وما كانت القيمة قبله، والسبب الذي ذكره، وكل ذلك محفوظ مع السجل لا في صندوق بريد. لا يُكتب شيء فوق شيء، ولا يُحذف شيء، فيصبح تاريخ القيمة جزءًا منها.

لم تعد الاستفسارات رسائل بريد إلكتروني. يظهر السؤال الذي يطرحه المراقب بجانب الحقل الذي يخصه تحديدًا، مسندًا إلى شخص محدَّد بالاسم في المركز، ومرئيًا للطرفين حتى تتم الإجابة عنه. ويستطيع أي أحد أن يرى كم استفسارًا مفتوحًا في تجربة ما، وفي أي المراكز، ومنذ متى تنتظر، فتحوّل خلاف دائم إلى رقم على الشاشة.

والصلاحيات بحسب الدور والمركز، فلا يرى المنسّق إلا مركزه، ويُسجَّل كل دخول وكل تصدير للبيانات.

ما الذي بقي بين يدي المالك

كل سجل يُدخَل مرة واحدة، ومعه تاريخ كامل لكل تغيير. وتُجاب الاستفسارات وطلبات التدقيق من المنصة لا من ذاكرة ثلاثة أشخاص. واستعاد المنسّقون أيامهم، وكان هذا أول تغيير لاحظته المراكز.

تعمل المنصة في الحساب السحابي الخاص بالمؤسسة، وتُستعاد النسخ الاحتياطية أمام فريقها بدل افتراض أنها تعمل، لأن بيانات تجربة سريرية لا يجوز أن تكون أمرًا يُكتفى فيه بالأمل. وتدرّب العاملون في المراكز مركزًا بعد مركز، والأدلة المكتوبة محفوظة لدى المؤسسة.

وقالت مراجعة التسليم بوضوح ما الذي لا يزال يدويًا: عدد قليل من نتائج المختبر لا يزال يصل ملفاتٍ من أجهزة لا تتحدث لغة أحد، ولا يزال شخص يتحقق منها. هذا هو الجزء الذي سننظر فيه لاحقًا، وتشرح المذكرة كيف.

يندرج هذا العمل تحت أنظمة الأعمال، مع اعتبار الاستضافة واستعادة النسخ الاحتياطية جزءًا من المهمة لا مشكلة تخص غيرنا.