Сорок центров вводят данные пациентов один раз, и каждое изменение записано.

Что шло не так

Координатор в больнице в Виджаяваде заполняет бумажную форму у постели пациента. Её сканируют и отправляют по почте, а иногда везут лично. Кто-то в Хайдарабаде перепечатывает её в таблицу. Позже монитор находит значение, которое не может быть верным, пишет в центр, ждёт и в конце концов получает исправление на новом скане. Теперь у записи этого пациента две версии, а причина изменения живёт в почтовой переписке.

Умножьте это на сорок центров в шести городах. Данные приходили во всех видах, в каких человек вообще может их прислать. Чтобы проверить одну запись, приходилось добиваться ответа от трёх человек. Эта погоня и была работой: координаторы проводили дни в почте, а не с пациентами. Никто не мог уверенно сказать, сколько вопросов открыто по исследованию в тот или иной момент.

Больше всего организацию беспокоила не скорость. Беспокоило то, что сведения о том, что изменилось, кто это изменил и почему, были разбросаны по сканам, таблицам и почтовым ящикам. Аудит означал, что всё это приходится собирать вручную и надеяться, что ничего не упущено.

Что мы построили

Платформа, где центр вводит данные один раз, на месте, на экране, который у координатора и так открыт. Форма и есть запись. Проверки срабатывают в момент ввода, а не задним числом, пока координатор ещё смотрит в записи о пациенте и может ответить: система сразу отмечает значение вне ожидаемого диапазона, дату, которая не может быть позже другой даты, и пустое поле, обязательное по протоколу.

Каждое изменение записывается: кто его внёс, когда, каким было прежнее значение и какую причину назвали, и всё это хранится вместе с записью, а не в почтовом ящике. Ничего не перезаписывается и ничего не удаляется, поэтому история значения становится частью самого значения.

Запросы перестали быть почтой. Вопрос, заданный монитором, появляется у того самого поля, к которому относится, закреплён за конкретным человеком в центре и виден обеим сторонам, пока на него не ответят. Любой может посмотреть, сколько запросов открыто по исследованию, в каких центрах и сколько они ждут, и вечный спор превратился в цифру на экране.

Доступ выдаётся по роли и по центру, поэтому координатор видит только свой центр и ничего больше, а каждый вход и каждая выгрузка записываются.

С чем остался владелец

Каждая запись вводится один раз, и к ней прикреплена полная история всех изменений. Отвечать на запросы и проходить аудиты теперь можно по данным платформы, а не по памяти трёх человек. Координаторы получили обратно свои рабочие дни, и именно это изменение центры заметили первым.

Платформа работает в собственном облачном аккаунте организации, а резервные копии восстанавливали у неё на глазах, а не просто считали рабочими, потому что данные исследования не могут быть тем, на что остаётся только надеяться. Персонал обучали центр за центром, а письменные инструкции хранятся у организации.

В отчёте о передаче прямо сказано, что осталось ручным: часть лабораторных результатов по-прежнему приходит файлами от приборов, которые не говорят ни на чьём языке, и их по-прежнему проверяет человек. Этим мы занялись бы следующим, и в записке объяснено, как именно.

Эта работа относится к бизнес-системам, а хостинг и восстановление из резервных копий считались частью задачи, а не чужой проблемой.