Quarenta centros digitando os dados dos pacientes uma única vez, com cada alteração registrada.

O que estava dando errado

Um coordenador de um hospital em Vijayawada preenche um formulário em papel à beira do leito. Ele é escaneado e enviado por e-mail, ou às vezes levado em mãos. Alguém em Hyderabad digita tudo numa planilha. Mais tarde, um monitor encontra um valor que não pode estar certo, manda um e-mail para o centro, espera e, por fim, recebe uma correção num novo escaneamento. Agora existem duas versões do registro daquele paciente, e o motivo da alteração mora numa troca de e-mails.

Multiplique isso por quarenta centros em seis cidades. Os dados chegavam em todos os formatos em que um ser humano consegue enviá-los. Conferir um registro exigia correr atrás de três pessoas, e correr atrás era o trabalho: os coordenadores passavam o dia no e-mail, e não com os pacientes. Ninguém sabia dizer com certeza quantas perguntas estavam em aberto num estudo a qualquer momento.

O que mais preocupava a organização não era a velocidade. Era o fato de que o registro do que mudou, de quem mudou e por quê estava espalhado entre escaneamentos, planilhas e caixas de entrada. Uma auditoria significava remontar tudo isso à mão e torcer para que nada tivesse escapado.

O que construímos

Uma plataforma em que o centro digita os dados uma única vez, no próprio centro, na tela que o coordenador já tem aberta. O formulário é o registro. As verificações rodam no momento da digitação, e não depois: um valor fora da faixa esperada, uma data que não pode vir depois de outra, um campo obrigatório pelo protocolo deixado em branco, tudo é apontado enquanto o coordenador ainda está olhando as anotações do paciente e consegue responder.

Toda alteração é registrada. Quem fez, quando, o que havia antes e o motivo informado, guardados junto com o registro, e não numa caixa de entrada. Nada é sobrescrito e nada é apagado, então o histórico de um valor faz parte do valor.

Os questionamentos deixaram de ser e-mail. Uma pergunta feita por um monitor aparece junto ao campo exato a que se refere, atribuída a uma pessoa nomeada no centro, visível para os dois lados até ser respondida. Qualquer pessoa consegue ver quantos estão em aberto num estudo, em quais centros e há quanto tempo estão esperando, o que transformou uma discussão antiga num número na tela.

O acesso é por função e por centro, então um coordenador vê o próprio centro e nada mais, e cada acesso e cada exportação ficam registrados.

O que ficou nas mãos do dono

Cada registro digitado uma única vez, com o histórico completo de cada alteração junto dele. Questionamentos e auditorias são respondidos pela plataforma, e não pela memória de três pessoas. Os coordenadores recuperaram os seus dias, e foi essa a mudança que os centros notaram primeiro.

A plataforma roda na própria conta de nuvem da organização, com os backups restaurados na frente da equipe, em vez de se supor que funcionam, porque os dados de um estudo não podem ser o tipo de coisa que se deixa por conta da sorte. As equipes dos centros foram treinadas centro por centro, e os guias por escrito ficam com a organização.

O relatório de entrega disse com clareza o que ainda era manual: alguns resultados de laboratório ainda chegam como arquivos de aparelhos que não falam a língua de ninguém, e esses ainda são conferidos por uma pessoa. Essa é a peça que olharíamos em seguida, e o relatório explica como.

Este trabalho entra em sistemas de gestão, com a hospedagem e as restaurações tratadas como parte do trabalho, e não como problema de outra pessoa.