40 家研究中心，患者数据只录一次，每次修改都有记录。

原来哪里出了问题

维杰亚瓦达一家医院的研究协调员，在病床边填写一张纸质表格。表格被扫描后通过邮件发出，有时干脆由人送过去。海得拉巴有人把它录入电子表格。后来，监查员发现一个不可能正确的数值，给研究中心发邮件，等待，最终在一份新的扫描件上拿到更正。于是这位患者的记录有了两个版本，而修改的原因埋在一串邮件往来里。

把这个情形乘以 6 个城市的 40 家研究中心。数据以人能想到的各种形式传来。核对一条记录要追着三个人跑，而追人本身成了工作：协调员整天忙着处理邮件，而不是照顾患者。任何时候，都没人能确切说出一个试验有多少个问题还没解决。

最让这家机构担心的不是速度，而是关于改了什么、谁改的、为什么改的记录，散落在扫描件、电子表格和收件箱里。一次稽查，就意味着要手工把这些重新拼凑起来，还只能祈祷没有遗漏。

我们做了什么

一个让研究中心只录入一次数据的平台：就在研究中心，在协调员本来就开着的屏幕上录入。表单就是记录。核查在录入的那一刻进行，而不是事后：超出预期范围的数值，不可能晚于另一个日期的日期，方案要求却空着的字段，都会在协调员还看着患者病历、能够作答的时候被提出来。

每一次修改都有记录。谁改的，什么时候改的，改之前是什么，以及他们给出的理由，都和记录保存在一起，而不是放在收件箱里。任何内容都不会被覆盖，也不会被删除，所以一个数值的历史，本身就是这个数值的一部分。

质疑不再靠邮件。监查员提出的问题，会直接出现在它所针对的那个字段上，分配给研究中心的一位指定人员，双方都能看到，直到得到答复。任何人都能看到一个试验有多少条未关闭的质疑、分布在哪些研究中心、已经等了多久，一场旷日持久的争论就这样变成了屏幕上的一个数字。

访问权限按角色和研究中心划分，所以协调员只能看到自己所在的研究中心，看不到其他任何内容；每一次登录、每一次导出都有记录。

老板最后得到了什么

每条记录只采集一次，并附带每次修改的完整历史。质疑和稽查都从平台上作答，而不是靠三个人的记忆。协调员拿回了自己的时间，这是各研究中心最先注意到的变化。

平台运行在这家机构自己的云账户里，备份是当着他们的面恢复过的，而不是想当然，因为试验数据绝不能是靠祈祷的东西。研究中心的员工逐个中心接受了培训，书面指南留在机构手里。

交接复盘坦白写明了哪些仍靠手工：少数化验结果仍以文件形式，从一些与任何系统都对不上话的仪器传来，这些仍由人来核对。这是我们下一步会着手的部分，复盘说明了怎么做。

这属于业务系统工作，而托管和恢复被当作这项工作的一部分，而不是别人的问题。