От сметы до отгрузки в одном процессе, с подтверждением прямо из цеха.

Что шло не так

Дилер из Джайпура звонит узнать про обеденную группу, которую заказал его покупатель. Продавец не знает. Офис не знает. Кто-то идёт в цех, находит мастера, и мастер перебирает стопку бумажных нарядов, чтобы понять, на полировке ли изделие или всё ещё ждёт ткань. Потом дилеру перезванивают, и к этому времени ответ уже скорее догадка.

На такой же бумаге держался весь бизнес. Смету писали от руки и фотографировали в WhatsApp. Принятая смета превращалась в наряд, который посыльный относил в цех. О нехватке материалов узнавали, когда столяр тянулся за тем, чего не было. Два цеха означали две стопки бумаги и никакой возможности увидеть их вместе, поэтому единственную надёжную картину собственного бизнеса владелец получал, обходя его.

Дело было не в людях. Каждый знал свою работу. Просто сведения о работе так и не покидали листка, на котором их записали.

Что мы построили

Единый процесс, который ведёт заказ от сметы до отгрузки. Продавец составляет смету на экране, и когда дилер её принимает, та же запись становится заказом в работу: ничего не перепечатывается, у одного заказа нет второго номера. Каждый этап в цеху подтверждает с телефона тот, кто его закончил; это занимает несколько секунд и полностью заменяет бумажный наряд. Материалы, нужные для заказа, перечисляются, когда заказ создаётся, а не когда столяр за ними тянется.

У владельца есть доска. На ней все текущие заказы стоят на своих этапах, оба цеха вместе, по порядку обещанных дат. Всё, что слишком долго задержалось на одном этапе, выделяется само, и искать это не нужно. Доска открывается на его телефоне, там он её и смотрит.

Дилеры перестали быть отдельной работой. Уведомление дилеру уходит из той же записи, поэтому этап, подтверждённый в цеху, превращается в сообщение, которое дилер получает раньше, чем соберётся спросить. Для тех, кто по-прежнему хочет видеть перед собой бумагу, наряды печатаются из системы; таких оказалось несколько, и это вполне разумное желание.

С чем остался владелец

Каждый заказ виден на каждом этапе, в обоих цехах, на одной доске. Наряды и уведомления дилерам формируются автоматически, а не набираются вручную. Система работает в собственных аккаунтах компании, а мастеров, которые подтверждают этапы, обучали в их же цеху, по одному, пока мы ещё были там.

В отчёте о передаче названы две вещи, которые мы не исправили: закупка материалов по-прежнему идёт отдельными разговорами с поставщиками, а этап полировки по-прежнему зависит от того, как один человек оценивает готовность изделия. Обе вещи намеренно оставили как есть; в записке объяснено, почему, и сказано, с чего мы начали бы, если владелец захочет вторую очередь проекта.

Это была работа по ИИ и автоматизации в самом простом виде: большую её часть составляет обычный процесс, в котором вообще нет модели, потому что тому, что каждый раз повторяется одинаково, модель не нужна.