Do orçamento à expedição num só fluxo, confirmado no chão de fábrica.

O que estava dando errado

Um revendedor em Jaipur liga para perguntar sobre um conjunto de jantar que o cliente dele encomendou. O vendedor não sabe. O escritório não sabe. Alguém vai até a oficina, encontra o supervisor, e o supervisor folheia uma pilha de ordens de produção em papel para descobrir se a peça está no polimento ou ainda esperando o tecido. Depois alguém liga de volta para o revendedor, e a essa altura a resposta é um palpite.

O mesmo papel movia a empresa inteira. O orçamento era escrito à mão, fotografado e enviado pelo WhatsApp. O orçamento aceito virava uma ordem de produção que um auxiliar levava até a oficina. A falta de material era descoberta quando um marceneiro ia pegar algo que não estava lá. Duas oficinas significavam duas pilhas de papel e nenhuma forma de vê-las juntas, então o único retrato confiável que o dono tinha do próprio negócio vinha de percorrê-lo a pé.

Nada disso era um problema de pessoas. Todo mundo sabia o que fazer. A informação sobre o trabalho simplesmente nunca saía do pedaço de papel em que tinha sido escrita.

O que construímos

Um só fluxo que leva o pedido do orçamento à expedição. O vendedor faz o orçamento numa tela e, quando o revendedor aceita, o mesmo registro vira a ordem de produção: nada de redigitar, nada de um segundo número para o mesmo pedido. Cada etapa na oficina é confirmada no celular pela pessoa que a terminou, o que leva poucos segundos e substitui a ficha de papel por completo. O material necessário para um trabalho é listado quando a ordem é aberta, e não quando um marceneiro vai pegá-lo.

O dono tem um painel. Cada pedido em andamento aparece nele na sua etapa atual, as duas oficinas juntas, em ordem de data prometida. Qualquer pedido parado tempo demais numa etapa salta aos olhos sem que ninguém precise procurar. O painel abre no celular dele, que é onde ele olha.

Os revendedores deixaram de ser um trabalho à parte. O aviso ao revendedor sai do mesmo registro, então uma etapa confirmada no chão de fábrica vira uma mensagem que o revendedor já recebeu quando pensa em perguntar. As ordens de produção são impressas pelo sistema para quem ainda quer um papel na mão, e vários queriam, o que era um desejo razoável.

O que ficou nas mãos do dono

Todos os pedidos visíveis em todas as etapas, nas duas oficinas, num só painel. Ordens de produção e avisos aos revendedores são gerados, e não digitados. O sistema roda nas próprias contas da empresa, e os supervisores que confirmam as etapas foram treinados na própria oficina, um de cada vez, enquanto ainda estávamos lá.

O relatório de entrega apontou as duas coisas que o trabalho não resolveu: a compra de material ainda é uma conversa à parte com os fornecedores, e a etapa de polimento ainda depende do julgamento de uma pessoa sobre quando a peça está pronta. As duas ficaram de fora de propósito, e o relatório diz por quê, e o que olharíamos primeiro se o dono quiser uma segunda fase.

Este foi um trabalho de IA e automação na sua forma mais simples: a maior parte é um fluxo sem modelo nenhum, porque o que se repete sempre do mesmo jeito não precisa de um.