De la cotización al despacho en un solo flujo, confirmado desde el taller.

Qué fallaba

Un distribuidor de Jaipur llama para preguntar por un juego de comedor que encargó su cliente. El vendedor no lo sabe. La oficina no lo sabe. Alguien entra al taller, busca al supervisor, y el supervisor revisa un montón de órdenes de trabajo en papel para averiguar si la pieza está en barnizado o sigue esperando la tela. Después alguien le devuelve la llamada al distribuidor, y para entonces la respuesta es una suposición.

El mismo papel movía todo el negocio. Una cotización se escribía a mano y se fotografiaba para mandarla por WhatsApp. Una cotización aceptada se convertía en una orden de trabajo que un mensajero llevaba al taller. La falta de material se descubría cuando un carpintero iba a buscar algo que no estaba. Dos talleres significaban dos montones de papel y ninguna forma de verlos juntos, así que la única imagen fiable que el dueño tenía de su propio negocio salía de recorrerlo.

Nada de esto era un problema de personas. Todos sabían hacer su trabajo. La información sobre cada trabajo, simplemente, nunca salía del papel en el que estaba escrita.

Qué construimos

Un solo flujo que lleva un pedido de la cotización al despacho. El vendedor hace la cotización en una pantalla y, cuando el distribuidor la acepta, ese mismo registro se convierte en la orden de trabajo: sin volver a teclear, sin un segundo número para el mismo pedido. Cada etapa del taller la confirma en un teléfono la persona que la terminó, lo que lleva unos segundos y sustituye por completo a la orden en papel. El material que necesita un trabajo se anota cuando se abre la orden, no cuando un carpintero va a buscarlo.

El dueño tiene un tablero. Cada pedido activo aparece en él en su etapa actual, los dos talleres juntos, ordenados por fecha prometida. Lo que lleva demasiado tiempo en una etapa destaca sin que nadie tenga que buscarlo. Se abre en su teléfono, que es donde él lo mira.

Los distribuidores dejaron de ser un trabajo aparte. El aviso al distribuidor sale del mismo registro, así que una etapa confirmada en el taller es un mensaje que el distribuidor ya ha recibido para cuando se le ocurre preguntar. Las órdenes de trabajo se imprimen desde el sistema para quienes todavía quieren un papel delante, que eran varios, y era razonable quererlo.

Con qué se quedó el dueño

Cada pedido visible en cada etapa, en los dos talleres, en un solo tablero. Las órdenes de trabajo y los avisos a distribuidores se generan en lugar de teclearse. El sistema funciona en las propias cuentas de la empresa, y los supervisores que confirman las etapas se capacitaron en su propio taller, uno por uno, mientras nosotros seguíamos allí.

La revisión de entrega nombró las dos cosas que no resolvió: la compra de material sigue siendo una conversación aparte con los proveedores, y la etapa de barnizado sigue dependiendo del criterio de una persona sobre cuándo está lista una pieza. Las dos se dejaron así a propósito, y la nota explica por qué, y qué miraríamos primero si el dueño quiere una segunda fase.

Esto fue un trabajo de IA y automatización en su forma más sencilla: casi todo es un flujo sin ningún modelo, porque lo que se repite siempre igual no lo necesita.