Onze lojas, três canais online, um só conjunto de números toda manhã.

O que estava dando errado

O fundador queria uma coisa só: saber o que a marca tinha vendido ontem. Para isso, três pessoas exportavam três relatórios. O sistema de caixa das lojas dava um número. Os dois marketplaces davam o deles, cada um com a sua ideia de quando uma venda conta e do que acontece com uma devolução. O site dava um terceiro. Ninguém nunca tinha feito os três baterem, e quando eles eram colados numa planilha só, o dia já tinha acabado.

O fechamento do mês era pior. Tomava quase uma semana, dependia da planilha de um analista e produzia números de que o financeiro e a equipe de compras desconfiavam, cada um em silêncio. As devoluções eram o ponto mais sensível: uma devolução de marketplace aparecia semanas depois da venda e num relatório diferente, então o número de vendas com base no qual todo mundo já tinha agido estava errado de um jeito que ninguém conseguia ver.

As decisões de compra eram tomadas em cima disso. Uma cidade recebia reposição porque parecia forte, enquanto o mesmo tamanho ficava parado, sem vender, em outra loja a duzentos quilômetros dali. Os descontos começavam tarde, quando a estação já tinha passado.

O que construímos

Um só lugar para onde todos os canais enviam os seus dados, na própria conta da marca. Cada canal continua vendendo do jeito que vende; o que mudou é que cada venda, devolução e cancelamento chega no mesmo formato, e um produto é um produto só, tenha saído de uma loja, de um marketplace ou do site. A regra de cada número é escrita uma única vez, então venda significa a mesma coisa para o financeiro e para compras.

Cada gerente de loja tem um painel da própria loja: o que vendeu, o que está acabando, o que não saiu. O fundador tem o mesmo retrato das onze lojas e dos três canais, pronto toda manhã antes de as lojas abrirem.

Por cima disso fica uma tela de reposição que faz a leitura para a qual ninguém tinha tempo. Ela aponta o que repor, o que transferir para uma loja onde o mesmo tamanho está vendendo e o que vender com desconto antes que a estação decida no seu lugar. O sistema sugere e a equipe de compras decide, e cada decisão que ela toma fica registrada, então as sugestões são avaliadas pelo que os compradores realmente fizeram, e não por uma promessa.

O que ficou nas mãos do dono

Um só conjunto de números para todas as lojas e todos os canais, pronto toda manhã. O fechamento do mês sai de uma só tela, e os números que o financeiro aprova são os números que a equipe de compras viu. Cada relatório tem uma definição por escrito, então dá para explicar a um analista novo o que um número significa, em vez de ele ter de aprender com quem já foi embora.

A execução em paralelo foi a parte que o fundador mais valorizou: para cada relatório, o antigo e o novo rodaram lado a lado até baterem ou até a diferença ser explicada e aprovada. Nada em que alguém confiava foi desligado antes que o substituto tivesse merecido isso.

O relatório de entrega foi honesto sobre os limites. As sugestões de reposição só são tão boas quanto o retrato do estoque por baixo delas, e é por isso que os números vieram primeiro e as sugestões depois, e por isso o custo de operação de tudo isso foi registrado por escrito antes da construção.